REGULAMIN VI OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI „PSYCHIKA A DIETETYKA, CZYLI JAK WYPEŁNIĆ LUKĘ MIĘDZY TYM, CO WIEMY A TYM, CO JEMY”

Organizowanej przez

Studenckie Koło Naukowe Dietetyki przy Zakładzie Żywienia Klinicznego i Diagnostyki Gastroenterologicznej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi

przy współpracy z eletive sp. z o.o.

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Przepisy niniejszego regulaminu mają zastosowanie wobec uczestników Konferencji ”Psychika a Dietetyka, czyli jak wypełnić lukę między tym, co wiemy a tym co jemy”, organizowanej w Łodzi w dniach 21-22 maja 2022 roku, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Organizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe Dietetyki przy Zakładzie Żywienia Klinicznego i Diagnostyki Gastroenterologicznej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi przy współpracy z eletive sp. z o.o., zwane dalej Organizatorem.
3. Uczestnikiem Konferencji może być osoba fizyczna posiadająca status studenta Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, bądź innej uczelni wyższej i osoby zawodowo związane z tematyką podejmowaną w trakcie obrad, m.in.: dietetycy, lekarze, psycholodzy, trenerzy personalni oraz inne osoby nią zainteresowane.
4. W ramach Konferencji odbywają się specjalistyczne panele tematyczne, w tym sesje naukowo-dydaktyczne i edukacyjne, warsztaty i wystawa firm sponsorskich. Dla przeprowadzenia wykładów sponsorowanych Organizator zobowiązuje się wyodrębnić osobną sesję.
5. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany Prelegentów, kolejności oraz tematyki ich wystąpień z przyczyn od Organizatorów niezależnych.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany terminu Konferencji z przyczyn od nich niezależnych.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo odwołania Konferencji w przypadku zbyt małej liczby Uczestników lub z powodu innych zdarzeń losowych, niezależnych od Organizatorów.
8. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
9. Oficjalna strona internetowa Konferencji znajduje się pod adresem www.pad.eletive.pl

§ 2 Zasady uczestnictwa

1. Warunkiem udziału w Konferencji są:
   • Zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej wskazanej w § 1.9.
   • Uiszczenie opłaty w podanej na stronie wysokości na konto Organizatora.
2. Koszta udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa upływa w dniu wskazanym przez Organizatora na stronie internetowej wskazanej w § 1.9.
4. Każdy uczestnik potwierdza swą obecność na Konferencji poprzez złożenie własnoręcznego podpisu na wygenerowanej, na podstawie formularza zgłoszeniowego, liście obecności.
5. Każdy uczestnik ma prawo do uzyskania niezbędnych informacji dotyczących programu, terminu i miejsca Konferencji. Ponadto uczestnik, którego faktyczny udział został odnotowany na listach obecności, ma prawo do otrzymania dokumentu potwierdzającego uczestnictwo w Konferencji.
6. W przypadku większej liczby uczestników niż ilość przewidzianych miejsc o zakwalifikowaniu decyduje kolejność zgłoszeń. Pozostali Uczestnicy stają się Uczestnikami rezerwowymi.
7. W przypadku niewykorzystania wszystkich wolnych miejsc, na wskazany przez Uczestnika rezerwowego adres e-mail, organizator prześle wiadomość z potwierdzeniem rejestracji na Konferencję, nie później niż do dnia 16 października 2020 roku.

§ 3 Rezygnacja

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja z udziału Uczestnika w Konferencji winna być dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej.
2. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w Konferencji Organizator zwraca Uczestnikowi wpłaconą kwotę z uwzględnieniem odstępnego w wysokości 10% wartości opłaty, jeżeli Uczestnik złoży oświadczenie wcześniej niż w 30 dniu przed rozpoczęciem Konferencji.
3. Jeżeli Uczestnik złoży oświadczenie później niż 30 dni przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać całą wielkości opłaty za udział.

§ 4 Opłaty i warunki płatności

1. Organizator zobowiązuje się zamieścić na stronie internetowej wskazanej w § 1.9. stawki opłat za uczestnictwo.
2. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy, bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej.

§ 5 Wypełnienie Formularza

1. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza błędnych danych Uczestnika.
3. Po przesłaniu kompletnego Formularza, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail, Organizator prześle wiadomość z wstępnym potwierdzeniem rejestracji na Konferencję.
4. Po wywiązaniu się z obowiązków, o których mowa w §2.1, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail, Organizator prześle wiadomość z ostatecznym potwierdzeniem rejestracji na Konferencję.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zarejestrowania Uczestnika na Konferencję, informując zainteresowanego o przyczynach odmowy.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Uczestników w celu prawidłowego zorganizowania Konferencji.

§ 6 Certyfikaty i materiały konferencyjne

1. Uczestnik czynny otrzyma certyfikat uczestnictwa czynnego w Konferencji.
2. Uczestnik bierny otrzyma certyfikat uczestnictwa biernego w Konferencji.
3. Certyfikaty wydawane będą w dniu Konferencji, a w przypadku nieotrzymania należnego certyfikatu, zostaną przesłane drogą elektroniczną w ciągu 7 dni od zakończenia Konferencji na adres e-mail, bądź inną drogą ustaloną z Organizatorem.
4. Materiały konferencyjne zostaną przesłane Uczestnikom w ciągu 7 dni od zakończenia Konferencji na adres e-mail, bądź inną drogą ustaloną z Organizatorem.
5. Uczestnicy, którzy zarejestrują się później niż 14 dni przed terminem Konferencji otrzymują certyfikaty jedynie w formie elektronicznej.
6. W przypadku nie otrzymania należnego certyfikatu bądź materiałów konferencyjnych roszczenia można zgłaszać w ciągu 14 dni od zakończenia Konferencji.
7. W przypadku konferencji przeprowadzonej on-line, Uczestnik rejestrujący się nie później niż na 30 dni przed rozpoczęciem wydarzenia, otrzyma drogą pocztową paczkę konferencyjną.
8. Paczki konferencyjne przewidziane są dla osób, które podadzą adres w granicach Rzeczypospolitej Polskiej. W przypadku wskazania adresu zagranicznego – paczki mogą zostać przesłane jedynie na wskazany adres w granicach RP (lub za dodatkową opłatą wynoszącą równowartość kosztu przesyłki wysłanej pod wskazany adres poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej).

§ 7 Ochrona Danych Osobowych i Wizerunku

1. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833.) Organizator Konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestników traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem.
2. Na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833.) Organizator informuje, że podane przez Uczestnika dobrowolnie dane osobowe będą przetwarzane przez administratora danych, którym jest w celu umożliwienia przeprowadzenia procesu organizacji Konferencji.
3. Uczestnikowi przysługuje prawo do wglądu do swoich danych oraz do ich poprawiania.
4. Rejestracja na Konferencję jest prowadzona z przestrzeganiem zasad Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
5. Na wypadek wykonania przez Organizatora materiałów, na których zostanie utrwalony wizerunek Uczestnika, Uczestnik zezwala na rozpowszechnianie swojego wizerunku przez Organizatora oraz przez inne osoby lub podmioty na zlecenie Organizatora dla celów reklamowych, promocyjnych i marketingowych, w tym na obrót egzemplarzami, na których utrwalono ten wizerunek, oraz na zwielokrotnianie wizerunku wszelkimi dostępnymi technikami i metodami, rozpowszechnianie oraz publikowanie, także wraz z wizerunkami innych osób.

§ 8 Prelegenci

1. Czas prelekcji nie powinien być dłuższy niż 45 minut, w tym 5 minut na dyskusję.
2. W przypadku sesji prac własnych – jedna prelekcja trwa 15 minut.
3. Czas warsztatu nie powinien być dłuższy niż 4 godziny, chyba, że Uczestnicy zostali poinformowani o wydłużeniu warsztatu.
4. Prelegenci będą mieli do dyspozycji prezentację multimedialną, rzutnik i komputer.

§ 9 Partnerzy Konferencji

1. Pomieszczenia przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla Partnerów Konferencji są oddzielone od pomieszczenia, w którym prowadzone będą prelekcje dyskusje.
2. Partnerzy Konferencji mogą prowadzić działania marketingowe podczas prelekcji i dyskusji, pod warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani, a pomieszczenia przeznaczone na te działania są wyraźnie oznaczone.
3. Partnerzy Konferencji są poinformowani przez Organizatorów, że nie mogą prowadzić działań marketingowych wobec uczestników Konferencji, które są nieetyczne, naruszają normy prawne i dobre obyczaje.
4. Przebywanie uczestników w miejscu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze jest dobrowolne.
5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego, które kieruje Partner Konferencji do osób przebywających w pomieszczeniu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze.
6. W przypadku zatajenia, bądź zafałszowania informacji Organizatorowi przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów z tytułu wystąpienia Prelegenta i obciążenia go tymi kosztami. W tym przypadku, Prelegent zobowiązuje się również zamieścić oficjalne przeprosiny za pomocą mediów

§ 10 Reklamacje

1. Uczestnik ma prawo oczekiwać, że: – zostaną spełnione założone cele Kongresu, – zostaną zapewnione odpowiednie warunki kształcenia, – prowadzący będą posiadali odpowiednią wiedzę merytoryczną dotyczącą podejmowanych tematów, – w czasie wystąpień zostanie zrealizowany ich zakres merytoryczny. – zostaną spełnione pozostałe warunki umowy.
2. Organizator ma prawo oczekiwać, by: – uczestnik był zaangażowany w proces kształcenia, – uczestnik przestrzegał nałożonych reguł w czasie wydarzenia, – zostną spełnione pozostałe warunki umowy.
3. Uczestnik może złożyć skargę lub reklamację, gdy ma zastrzeżenia do kwestii zawartych w pkt 1. niniejszej procedury.
4. Skarga lub reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej na adres kontakt@eletive.pl lub drogą pocztową na adres: ul. Emilii Plater 31/33/6, 91-762 Łódź.
5. Reklamację można złożyć najpóźniej w ciągu 7 dni licząc od dnia zakończenia wydarzenia.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do pozostawienia reklamacji bez rozpatrzenia, jeżeli reklamacja zostanie złożona po przekroczeniu terminu, o którym mowa w pkt. 5 niniejszej procedury.
7. Organizator ma 14 dni roboczych na rozpatrzenie reklamacji, a w przypadkach wymagających dodatkowych czynności wyjaśniających czas rozpatrywania reklamacji może ulec wydłużeniu maksymalnie do 21 dni roboczych.
8. Organizator szkolenia ma prawo zwrócić się do składającego skargę lub reklamacje o dodatkowe pisemne wyjaśnienia.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do braku odpowiedzi na złożoną reklamację w przypadku, gdy będzie ona niezrozumiała lub gdy będzie zaprzeczała zapisom zawartym w umowie lub procedurze zarządzania jakością usług szkoleniowych.
10. Możliwe formy rekompensaty: – zwrot kosztów usługi lub jej części, w przypadku niestawienia się Prelegenta w dniu realizacji bez wcześniej informacji o zmianach organizacyjnych, – bezpłatne dodatkowe materiały dydaktyczne uzupełniające brakującą wiedzę, – bezpłatne bilety na kolejne edycje wydarzenia (lub innych wydarzeń organizowanych przez eletive sp. z o.o.).
11. Pozostałe kwestie związane z reklamacją normowane są przez Kodeks Cywilny.

§ 11 Postanowienia końcowe

1. Kwestie nieuregulowane w Regulaminie oraz wszelkie wątpliwości interpretacyjne związane ze stosowaniem Regulaminu rozstrzygane są przez Organizatora.
2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, niezwłocznie zwróci on kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
3. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.
4. Spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Konferencji spowodowane siłą wyższą lub wywołane z winy Uczestnika.
9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.pad.eletive.pl.
10. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia ich na stronie internetowej www.pad.eletive.pl.
11. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego regulaminu oraz wszelkich przepisów porządkowych obowiązujących w miejscu odbywania się Konferencji.

  eletive sp. z o.o. ul. Lutomierska 158/18, 91-762 Łódź Spółka zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym Sądu Rejonowego dla Łodzi-Śródmieścia, XX Wydział Gospodarczy, KRS: 0000713766, NIP: 7252668955, REGON: 368868288, Kapitał zakładowy: 10 000.00