a
REGULAMIN VIII OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI „PSYCHIKA A DIETETYKA, CZYLI JAK WYPEŁNIĆ LUKĘ MIĘDZY TYM, CO WIEMY A TYM, CO JEMY”
Organizowanej przez
eletive sp. z o.o.
§ 1. Postanowienia ogólne
- Przepisy niniejszego regulaminu mają zastosowanie wobec uczestników Konferencji ”Psychika a Dietetyka, czyli jak wypełnić lukę między tym, co wiemy a tym co jemy”, organizowanej w dniach 20-21 kwietnia 2024 roku, zwanej dalej „Konferencją”.
- Organizatorem Konferencji jest eletive sp. z o.o. zwana dalej Organizatorem.
- Uczestnikiem wydarzenia może być osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student lub doktorant uczelni wyższej oraz osoby zawodowo związane z tematyką podejmowaną w trakcie obrad, m.in.: dietetycy, lekarze, psycholodzy, trenerzy personalni oraz inne osoby nią zainteresowane.
- W ramach Konferencji odbywają się specjalistyczne panele tematyczne, w tym sesje naukowo-dydaktyczne i edukacyjne. Podczas wydarzenia mogą odbywać się także warsztaty oraz prezentacje firm sponsorskich.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany Prelegentów, kolejności oraz tematyki ich wystąpień z przyczyn od Organizatorów niezależnych.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany terminu Konferencji z przyczyn od nich niezależnych.
- Organizatorzy zastrzegają prawo do innych zmian wynikających z Organizacji Konferencji (m.in. zmiana miejsca wydarzenia, zmiana warunków związanych z Testem).
- Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
- Konferencja zostanie przeprowadzona w pełni on-line za pośrednictwem wybranej platformy interaktywnej. Informacja o sposobie dołączenia do wydarzenia zostanie przekazana Uczestnikom nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
- Oficjalna strona internetowa Konferencji znajduje się pod adresem www.pad.eletive.pl
§ 2. Zasady uczestnictwa
- Warunkiem udziału w Konferencji są:
- Zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej wskazanej w § 1.10.
- Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych na stronie wysokości poprzez system udostępniony przez Organizatora.
- Koszta udziału w Konferencji oraz w przypadku konferencji stacjonarnej – pobytu i przejazdu – Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
- Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa upływa w dniu wskazanym przez Organizatora na stronie internetowej wskazanej w § 1.10.
- Każdy uczestnik ma prawo do uzyskania niezbędnych informacji dotyczących programu, terminu i miejsca Konferencji. Ponadto uczestnik, którego faktyczny udział został odnotowany na listach obecności, ma prawo do otrzymania dokumentu potwierdzającego uczestnictwo w Konferencji.
- W przypadku większej liczby uczestników niż ilość przewidzianych miejsc o zakwalifikowaniu decyduje kolejność zgłoszeń. Pozostali Uczestnicy stają się Uczestnikami rezerwowymi.
- W przypadku niewykorzystania wszystkich wolnych miejsc, na wskazany przez Uczestnika rezerwowego adres e-mail, organizator prześle wiadomość z potwierdzeniem rejestracji na Konferencję, nie później niż do dnia 19 kwietnia 2024 roku.
- Uczestnik zobowiązuje się zwolnić Organizatora z odpowiedzialności za ewentualne niezrealizowanie przez Organizatora obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO. Kupujący zobowiązuje się do pokrycia szkody wyrządzonej Organizatorowi gdyby okazało się, że nie doszło do skutecznego udzielenia zgody na przetwarzanie wizerunku Uczestnika jak również szkody powstałej na skutek cofnięcia takiej zgody przez Uczestnika.
- Uczestnikom zabrania się wykorzystywania świadczonej przez Organizatora usługi w celu dostarczania treści o charakterze bezprawnym.
§ 3. Rezygnacja
- Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja z udziału Uczestnika w Konferencji winna być dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej.
- W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w Konferencji Organizator zwraca Uczestnikowi wpłaconą kwotę z uwzględnieniem odstępnego w wysokości 10% wartości opłaty, jeżeli Uczestnik złoży oświadczenie wcześniej niż w 30 dniu przed rozpoczęciem Konferencji.
- Jeżeli Uczestnik złoży oświadczenie później niż 30 dni przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać całą wielkości opłaty za udział.
§ 4. Opłaty i warunki płatności
- Organizator zobowiązuje się zamieścić na stronie internetowej wskazanej w § 1.10. stawki opłat za uczestnictwo.
- Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy, bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej.
§ 5. Udział w Teście Psychodietetycznym
1. Udział w Teście Psychodietetycznym możliwy jest po zadeklarowaniu chęci w uczestnictwie w nim oraz uiszczeniu opłaty podczas rejestracji.
2. Do Testu Psychodietetycznego mogą podejść osoby, które spełniają wymagania umieszczone na stronie rejestracji na wydarzenie.
3. Test Psychodietetyczny odbędzie się w jednym terminie tj. po zakończeniu drugiego dnia wykładowego – 21 kwietnia 2024 roku i trwać on będzie do 60 minut.
4. Uczestnicy, którzy zadeklarowali swój udział w Teście Psychodietetycznym mogą podejść do niego tylko w wyznaczonym przez Organizatora terminie.
5. Organizatorzy zastrzegają prawo do wprowadzenia zmian dotyczących godziny rozpoczęcia Testu Psychodietetycznego.
6. W celu uzyskania tytułu Spejalisty Przyjaznego Mózgowi należy uzyskać >75% poprawnych odpowiedzi z testu.
§ 6. Wypełnienie Formularza Rejestracyjnego
- Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza błędnych danych Uczestnika.
- Po przesłaniu kompletnego Formularza, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail, Organizator prześle wiadomość z wstępnym potwierdzeniem rejestracji na Konferencję.
- Po wywiązaniu się z obowiązków, o których mowa w §2.1, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail, Organizator prześle wiadomość z ostatecznym potwierdzeniem rejestracji na Konferencję.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zarejestrowania Uczestnika na Konferencję, informując zainteresowanego o przyczynach odmowy.
- Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Uczestników w celu prawidłowego zorganizowania Konferencji.
§ 7. Certyfikaty i materiały konferencyjne
- Uczestnik czynny otrzyma certyfikat uczestnictwa czynnego w Konferencji.
- Uczestnik bierny otrzyma certyfikat uczestnictwa biernego w Konferencji.
- Materiały konferencyjne zostaną przesłane Uczestnikom w ciągu 14 dni od zakończenia Konferencji na adres e-mail, bądź inną drogą ustaloną z Organizatorem.
- Uczestnicy, którzy zarejestrują się później niż 14 dni przed terminem Konferencji otrzymują certyfikaty jedynie w formie elektronicznej.
- W przypadku nieotrzymania należnego certyfikatu bądź materiałów konferencyjnych roszczenia można zgłaszać w ciągu 14 dni od zakończenia Konferencji.
- W przypadku konferencji przeprowadzonej on-line, Uczestnik rejestrujący się nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia, otrzyma po zakończeniu wydarzenia (w ciągu 14 dni) drogą pocztową paczkę konferencyjną.
- Paczki konferencyjne przewidziane są dla osób, które podadzą adres w granicach Rzeczypospolitej Polskiej. W przypadku wskazania adresu zagranicznego – paczki mogą zostać przesłane jedynie na wskazany adres w granicach RP (lub za dodatkową opłatą wynoszącą równowartość kosztu przesyłki wysłanej pod wskazany adres poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej).
§ 8. Ochrona Danych Osobowych i Wizerunku
- Administratorem danych osobowych jest eletive sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Narutowicza 40/1, 90-135 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000713766, NIP: 7262668955, REGON: 368868288.
- Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w następujących celach Administratora: a) realizacji zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec niego; b) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających np. z prawa podatkowego na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c) RODO przez okres wynikających z przepisów regulujących dany obowiązek, d) marketingowych oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, do momentu wniesienia przez Uczestnika sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie zaistnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów lub praw i wolności Uczestnika, lub o ile pomimo sprzeciwu nie zaistnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale jednocześnie obligatoryjna do zgłoszenia udziału oraz realizacji wynikających zobowiązań.
- Odbiorcami danych osobowych Uczestników mogą być m.in:
a) dostawcy płatności elektronicznych, o ile Uczestnik zdecyduje się na płatność za ich pośrednictwem,
b) podmioty zapewniające Administratorowi infrastrukturę informatyczną i sieciową,
c) podmioty zapewniające Administratorowi obsługę księgową,
d) inni podwykonawcy Administratora. Oprócz tego, dane osobowe mogą być przekazane tylko podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa. - Dane osobowe Uczestników mogą być przekazywane i przechowywane w miejscu przeznaczenia znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (“EOG”). Mogą być również przetwarzane przez podmioty działające poza EOG, które pracują dla Administratora lub dla jednego z jego podwykonawców. W takim przypadku Administrator zapewnia respektowanie prawa do prywatności. W takich przypadkach transfer do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej w zależności od okoliczności danego przypadku będzie odbywał się na zasadach określonych w art. 44 – 49 RODO tj. w szczególności na podstawie odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej należyty stopień ochrony danych w państwie trzecim, wiążących reguł korporacyjnych lub standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską. W celu uzyskania kopii danych osób przekazywanych do państwa trzeciego należy skontaktować się z administratorem.
- Uczestnik ma następujące prawa:
a) prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych,
b) prawo dostępu do swoich danych osobowych,
c) prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych,
d) prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych,
e) prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego,
f) prawo żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
g) prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy eletive sp. z o.o. posługuje się danymi na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
h) prawo otrzymania od eletive sp. z o.o. danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Uczestnik może przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali jego dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko, jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie otrzymanej zgody. - Aby skorzystać z powyższych praw, Uczestnik powinien się skontaktować z eletive sp. z o.o. w sposób wskazany powyżej.
- Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem.
- Uczestnicy mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uznają, że przy przetwarzaniu ich danych osobowych doszło do naruszenia przepisów prawa.
- Na wypadek wykonania przez Organizatora materiałów, na których zostanie utrwalony wizerunek Uczestnika, Uczestnik zezwala na rozpowszechnianie swojego wizerunku przez Organizatora oraz przez inne osoby lub podmioty na zlecenie Organizatora dla celów reklamowych, promocyjnych i marketingowych, w tym na obrót egzemplarzami, na których utrwalono ten wizerunek, oraz na zwielokrotnianie wizerunku wszelkimi dostępnymi technikami i metodami, rozpowszechnianie oraz publikowanie, także wraz z wizerunkami innych osób.
§ 9. Prelegenci
- Czas prelekcji nie powinien być dłuższy niż 1 godzinę.
- W przypadku sesji prac własnych – jedna prelekcja trwa ok. 15 minut.
- Prezentacja Prelegenta musi być oparta na faktach – EBM (evidence-based medicine) i nie może być sprzeczna z aktualnym stanem wiedzy.
- W przypadku zatajenia, bądź zafałszowania informacji Organizatorowi przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów z tytułu wystąpienia Prelegenta i obciążenia go tymi kosztami. W tym przypadku, Prelegent zobowiązuje się również zamieścić oficjalne przeprosiny za pomocą mediów.
§ 10. Partnerzy Konferencji
- Partnerzy Konferencji mogą prowadzić działania marketingowe podczas prelekcji i dyskusji, pod warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani, a pomieszczenia przeznaczone na te działania są wyraźnie oznaczone.
- Partnerzy Konferencji są poinformowani przez Organizatorów, że nie mogą prowadzić działań marketingowych wobec uczestników Konferencji, które są nieetyczne, naruszają normy prawne i dobre obyczaje.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego, które kieruje Partner Konferencji do osób Uczestniczących w wydarzeniu za pomocą swoich materiałów, insertów, czy innych osób biorących udział w wydarzeniu.
- W przypadku zatajenia, bądź zafałszowania informacji Organizatorowi przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów z tytułu wystąpienia Prelegenta i obciążenia go tymi kosztami. W tym przypadku, Prelegent zobowiązuje się również zamieścić oficjalne przeprosiny za pomocą mediów
§ 11. Reklamacje
- Uczestnik ma prawo oczekiwać, że:
– zostaną spełnione założone cele wydarzenia,
– zostaną zapewnione odpowiednie warunki kształcenia,
– prowadzący będą posiadali odpowiednią wiedzę merytoryczną dotyczącą podejmowanych tematów,
– w czasie wystąpień zostanie zrealizowany ich zakres merytoryczny.
– zostaną spełnione pozostałe warunki umowy. - Organizator ma prawo oczekiwać, by:
– uczestnik był zaangażowany w proces kształcenia,
– uczestnik przestrzegał nałożonych reguł w czasie wydarzenia,
– zostną spełnione pozostałe warunki umowy. - Uczestnik może złożyć skargę lub reklamację, gdy ma zastrzeżenia do kwestii zawartych w pkt 1. niniejszej procedury.
- Skarga lub reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej na adres kontakt@eletive.pl lub drogą pocztową na adres: ul. Narutowicza 40/1, 90-135 Łódź.
- Reklamację można złożyć najpóźniej w ciągu 7 dni licząc od dnia zakończenia wydarzenia.
- Organizator zastrzega sobie prawo do pozostawienia reklamacji bez rozpatrzenia, jeżeli reklamacja zostanie złożona po przekroczeniu terminu, o którym mowa w pkt. 5 niniejszej procedury.
- Organizator ma 14 dni roboczych na rozpatrzenie reklamacji, a w przypadkach wymagających dodatkowych czynności wyjaśniających czas rozpatrywania reklamacji może ulec wydłużeniu maksymalnie do 21 dni roboczych.
- Organizator szkolenia ma prawo zwrócić się do składającego skargę lub reklamacje o dodatkowe pisemne wyjaśnienia.
- Organizator zastrzega sobie prawo do braku odpowiedzi na złożoną reklamację w przypadku, gdy będzie ona niezrozumiała lub gdy będzie zaprzeczała zapisom zawartym w umowie lub procedurze zarządzania jakością usług szkoleniowych.
- Możliwe formy rekompensaty:
– zwrot kosztów usługi lub jej części, w przypadku niestawienia się Prelegenta w dniu realizacji bez wcześniej informacji o zmianach organizacyjnych,
– bezpłatne dodatkowe materiały dydaktyczne uzupełniające brakującą wiedzę,
– bezpłatne bilety na kolejne edycje wydarzenia (lub innych wydarzeń organizowanych przez eletive sp. z o.o.). - Pozostałe kwestie związane z reklamacją normowane są przez Kodeks Cywilny.
§ 12. Postanowienia końcowe
- Kwestie nieuregulowane w Regulaminie oraz wszelkie wątpliwości interpretacyjne związane ze stosowaniem Regulaminu rozstrzygane są przez Organizatora.
- W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, niezwłocznie zwróci on kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
- W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.
- Spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy
Kodeksu cywilnego. - Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
- Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Konferencji spowodowane siłą wyższą lub wywołane z winy Uczestnika.
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.pad.eletive.pl.
- Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia ich na stronie internetowej www.pad.eletive.pl.
- Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego regulaminu oraz wszelkich przepisów porządkowych obowiązujących w miejscu odbywania się Konferencji.
eletive sp. z o.o.
ul. Narutowicza 40/1, 90-135 Łódź.
Spółka zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym Sądu Rejonowego dla Łodzi-Śródmieścia, XX Wydział Gospodarczy, KRS: 0000713766, NIP: 7252668955, REGON: 368868288, Kapitał zakładowy: 10 000.00